Pravila za prijave

1. PRIJAVE ZA VOLONTIRANJE

Ponosni smo što imamo ponavljajuće volontere svake godine, jer čine zaista predivnu i hvalevrijednu ekipu. No, naravno zna se dogoditi da nekome od stalnih volontera datumi idućeg kona ne odgovaraju, i u tom slučaju otvaramo prijave za volontere.

Molimo da nam ne šaljete mailove, sms-ove, inbox poruke putem Facebooka i ostalih medija za prijave. Od 2019.-te nadalje, prijave za volontere ćemo isključivo primati putem Google Docs formulara, od dana kada objavimo da su prijave otvorene.

Da bi ste se prijavili morate imati iznad 16 godina. U slučaju da ste maloljetni, trebamo dopuštenje skrbnika za cijelodnevno volontiranje (točnije volontiranje više od 4h). Ukoliko ne dobijete dopuštenje, vaša smjena neće iznositi više od 4h, što sve mora biti napismeno ugovoreno. Ukoliko ste stariji od 18 godina, isto nije potrebno.

Ako niste u mogućnosti volontirati oba dana, ili određeni dio dana, isto morate navesti na prijavnici.

Svim volonterima organiziramo hranu i piće kroz dan. Tokom konvencije uvijek je jedna osoba iz organizacije zadužena za vođenje i brigu o volonterima oba dana.

Tokom konvencije tražimo od svih volontera da se s poštovanjem i mirnoćom odnose prema posjetiteljima konvencije, te da slušaju dane upute organizatora. Ako primjetite problem, kao volonter dužni ste ga prvo prijaviti organizatorima koji će ga pokušati rješiti. Molimo volontere da ne odlučuju sami rješavati nastale probleme po pitanju tehničke naravi same konvencije, posebice ne bez ikakvog obavještavanja ikoga od organizatorima o problemu.

Odobravamo uskakanje u pomoć ukoliko netko ima zdravstvenih problema, ako se primjeti maltretiranje, namjerno provociranje ili zlostavljanje. No, također i u tim problemima gdje se reagira u momentu u svrhu pomoći, volonteri su dužni o istima izvjestiti organizatore.

Prije svake konvencije se održava volonterski sastanak na kojem su volonteri upućeni u organizaciju i protokol same konvencije, te im se dodjeljuju individualni zadaci po potrebi. Tokom konvencije ukoliko su svi zadaci izvršeni, volonteri su slobodni sudjelovati u aktivnostima konvencije.

Volonterima nije dopušteno natjecati se u cosplay natjecanju, kvizovima i radionicama za nagrade, iz razloga što to stvara potencijalni sukob interesa.

Apsolutno ne odobravamo ispijanje alkohola u pretjeranim količinama niti uživanje opojnih droga. Svatko tko prekrši ovo pravilo, odmah će biti uklonjen s konvencije te poslan kući, o našem ili vašem trošku.

2. PRIJAVE ZA PROGRAM
S obzirom da smo konvencija koja se održava jednom godišnje, vrlo često nam se zna dogoditi da program bude skroz popunjen ili djelomično popunjen i prije nego što uspijemo otvoriti prijave za sudjelovanje u programu iz razloga što smo kroz godinu u kontaktu s dugogodišnjim suradnicima s idejama za iduću godinu.

Ukoliko ostane mjesta u programu, otvaramo prijave za program. Od 2019-te nadalje, prijave za programe primamo isključivo putem Google Docs formulara, i to od dana kada objavimo da su prijave otvorene. Sve prijave koje budu nepotpune ćemo odmah diskvalificirati.

Kao točke programa mogu se prijaviti:
– predavanja
– kvizovi
– radionice
– demonstracije
– nastupi
– projekcije
– paneli
– izazovi (treasure hunt, igraone i slično)

Pri prijavi bilo koje točke programa potrebni su nam podaci o nazivu programa, trajanju programa, osobi koja će izvoditi program, opis do 5 rečenica i slika – sve što može također biti korišteno za objave/najave točaka programa na našim socijalnim medijima.

U prijavi je obavezno navesti također ukoliko vam treba nešto dodatno od tehničke opreme, ispomoći u programu (dodatni ljudi i slično), kako bismo mogli što lakše procijeniti odmah što nam sve organizacijski treba.

Ukoliko imamo više prijavljenih točaka za sudjelovanje od slobodnih satnica, organizacijski tim konvencije će napraviti selekciju tko će biti primljen. Molimo sve sudionike da shvate da je apsolutno nemoguće primiti sve, koliko god mi to htjeli.

Tokom selekcije točaka koje će biti primljene u program gledamo povezanost prijavljene točke s općom temom tog izdanja konvencije, s zahtjevnostima programa, mogućnošću izvedbe, privlačnosti za posjetitelje, dužine trajanja i drugo.

Sve prijavljene točke koji nismo u mogućnosti primiti, stavljamo u „arhivu“, točnije, kao mogućnost istih točaka za iduće izdanje. U tom slučaju, organizacijski tim se prvi javlja osobi/udruzi koja je prijavila tu točku za iduće izdanje.
Sve prijavljene, a prihvaćene točke su dužne javiti najkasnije 10 dana prije konvencije o nemogućnosti sudjelovanja, osim naravno ako ne dođe do ozbiljnijih i nenadanih situacija poput ozlijede, smrtnog slučaja i slično.

Svim sudionicima pokušavamo izaći u susret, ali organizacijski tim zadržava pravo izmjene programa te provedbe manjih promjena i prilagodbi ili odbijanje određenih stvari, jer znaju što je tehnički i organizacijski moguće izvesti u odnosu na organizaciju i prostor u kojem se konvencija održava.

3. PRIJAVE ZA ŠTANDOVE
S obzirom da smo konvencija koja se održava jednom godišnje, vrlo često nam se zna dogoditi da dobijemo upite za štandove puno ranije od očekivanog. Često su ranije dogovoreni štandovi dugogodišnji suradnici koji su u mogućnosti ponovno doći, te su interesantni posjetiteljima.

Broj štandova je limitiran.

Molimo da nam ne šaljete mailove, sms-ove, inbox poruke putem Facebooka i ostalih medija za prijave. Od 2019.-te nadalje, prijave za štandove ćemo isključivo primati putem Google Docs formulara, od dana kada objavimo da su prijave otvorene.

Za prijavu za štand potrebno je ime i prezime (ili udruga/firma) odgovorne osobe, adresa, OIB te kontakt telefon i mail, opis štanda do 5 rečenica, popratne slike. Vaše osobne informacije ostaju isključivo nama, te ih ne obavljujemo javno. Djelimo ih samo sa klubom Močvara s kojima izlagači na štandovima moraju potpisati ugovor o odgovornosti za prodaju.

Ukoliko imamo više prijavljenih štandova od slobodnih mjesta, organizacijski tim konvencije će napraviti selekciju tko će biti primljen. Molimo zainteresirane da shvate da je apsolutno nemoguće primiti sve, koliko god mi to htjeli.

Tokom selekcije štandova koje će biti primljeni gledamo povezanost s temom te godine ili temom same konvencije, potencijalni interes posjetitelja, te doprinos konvenciji i njenoj zanimljivosti.

Kotizacija za svaki štand koji se bavi prodajom je 100,00 kuna za oba dana. Plaćena kotizacija pokriva iznos koji organizacija plaća za najam štandova. Kotizacija se plaća na licu mjesta, članu organizacijskog tima koji je zadužen za štandove.

Svi prihvaćeni izlagači dužni su javiti najkasnije 10 dana prije konvencije o nemogućnosti sudjelovanja, osim naravno ako ne dođe do ozbiljnijih i nenadanih situacija poput ozlijede, smrtnog slučaja i slično.
Štandovi koji se ne bave prodajom su od sudionika koji izlažu/predstavljaju svoju organizaciju ili udrugu, u svrhu promocije iste. Molimo sve zainteresirane da shvate da postoji mogućnosti da neće biti slobodnih mjesta za predstavljačke štandove, ali u zamjenu svi sudionici svoje letke, upitnike i slično mogu izložiti na službenom info pultu konvencije.

4. PRIJAVE ZA ŽIRI – ČLAN PUBLIKE

Bilo koji posjetitelj konvencije se može svojevoljno prijaviti da bude 4-ti član cosplay žirija. Prijaviti se možete tako da svoje ime zapišete na komad papirića na info pultu, te ga ubacite u zatvorenu kutiju. Kutija se otvara na pozornici prije početka cosplay natjecanja, te se nasumičnim odabirom izvlači jedan od papirića, i čita ime.

Po izvlačenju imena iz kutije, ukoliko se prijavljena osoba ne osjeća ugodno ili se predomislila, ima pravo odbiti sudjelovati u žiriju. U tom slučaju se vuče iduća osoba.

Pošto smo mala zajednica, velike su vjerovatnosti da će dobar dio ljudi znati organizatore ili obrnuto – to ne znači da je natjecanje namješteno. Da se povodimo sistemom koliko ljudi organizacijski tim zna, rijetko bi se dogodilo da se pogodi osoba koju ne zna nitko iz tima/članova žirija.

Četvrti član žirija je dodan iz razloga da se pokaže odabranim ljudima kako natjecanje nije namješteno, niti postoje favoriziranja tokom ocijenjivanja. Izabrana osoba s ostatkom žirija tokom cosplay natjecanja zapisuje svoje napomene o svakom predstavljenom cosplay natjecatelju, te ih iznosi tokom vijećanja.

Za svakog cosplayera ocijenjuje se kostim, prezentacija i uživljenost u lika – sveopći dojam.

Mišljenje četvrtog člana žirija se uvažuje u potpunosti u svim odlukama.